テレワークでの名刺交換？をする方法｜使い方のコツを5つ紹介！
2020年・2021年と、このコロナ化でシステムのクラウド化も進み、テレワークやリモートワークが加速化していますが、みなさんそんな働き方にまだ戸惑いのある人もいるのではないでしょうか。
そもそも『テレワーク』とは、ITツールを（ICT）活用した場所や時間にとらわれない働き方のことです。
呼び方にも様々なものがあり、『在宅勤務』 『モバイルワーク』 『サテライトオフィス勤務』 などがあり、働き方も違います。
そんな実際のビジネスでのweb会議の場などを活用した名刺交換をしてもらう時の使い方のちょっとした方法や管理の仕方・便利ツールを5つご紹介します。
オンラインでの会議や商談時の名刺交換！あなたの名刺の活かし方は？営業支援ツール活用法応援マガジン
新型コロナウイルスの影響で、今までの当たり前が当たり前ではなくなり、外出自粛も増え企業にはテレワークを活用した在宅勤務が強く求められる様になり、出社制限に伴い営業活動でのデジタル化の導入が急速に進んできています。
中には、対面での商談や会議の時は上手く話して気軽に声を掛けれていたが、オンラインやセミナーなどになってから相手の温度感がわからなく中々思うように話せなくなった方もいるのではないでしょうか。
そこで、今回は「オンラインで名刺交換」を実現するには、どうしたらよいのかの始め方や、名刺交換機能を備えた名刺管理サービスや、Web会議で自己紹介する方法など、これからのデジタル時代の名刺の活かし方のちょっとしたコツを5つご紹介します。
『目次』
- 会社組織としての名刺の活かし方とは？
- オンラインのメリット・デメリットを知り、コツをつかもう！
- オンラインでの名刺交換の際の注意点
- リモートワークでの名刺管理に必須のツールは？
- バーチャル背景に名刺情報をのせる方法
- まとめ
1. 会社組織としての名刺の活かし方とは？
ビジネスで使用する名刺は、各会社内それぞれの部門によって名刺の在り方は違います。
会社の顔であることに変わりはないのですが、活かし方にそれぞれの違いがあります。
社長・各部門長・営業・管理部門等での名刺を渡す人に違いがあるように、営業であれば最初のアプローチになりますので、どう活かすかが肝心です。
また、その名刺の管理の仕方や顧客管理等社内での情報共有を忘れてはいけません。目的としては、社内で迅速な施策立案や改善をし、企業活動の最適化のために、情報共有をするはずだからです。
情報共有は、組織である会社には重要なインフラの1つです。ですので、各部門でのルール・会社全体での共有ルールをきちんと作り社内の情報を全体で共有・連携することで「見える化」し、顧客への迅速な対応や社内のコミュニケーション向上など多くの効果が得られますので、煩雑にならないよう一元化共有を意識した情報管理をし、会社全体で活用できる効率の良いインフラ選択とその定着を心がけてください。
2. オンラインのメリット・デメリットを知り、コツをつかもう！
下記３つは、訪問するときの商談ではできず難しかったのですが、オンライン商談ならではのメリットです。
1.訪問しなくても顔が見え、名刺の管理が楽になる
今までの訪問営業では、訪問する分移動時間のコストやその時間前に到着し余裕を持たせることも必要でしたし、紙の名刺は印刷コストが掛かっていましたが、オンラインではその必要がなくなります。
また、いままでは紙の名刺の整理整頓に手間がかかりましたが、オンライン名刺は紛失することもないので、データの管理も楽になり、ツールによっては自分用にカスタマイズしておくと受け取った名刺を自動で整理してくれるものもあります。
2.見せたい資料を一緒に見ながら話ができる
今までは、見せたい資料をお渡しして話をするのにも相手の方が資料を手に取り話を中断されることもしばしばあったのではないでしょうか？ですが、オンラインだと自分のストーリーで話が進められる上に、伝え終わった後に不明点をお伺いするという事が可能になります。
3.録画ができて後から見返す事ができ、アドバイスもできる
今までの訪問営業では、録画をすることが不可能でしたが、オンライン商談では録画をすることができるようになり、しかも自分の提案を見返すことまでできるようになりました。
オンラインで録画をすることで、自分の良い点・悪い点やなぜ受注したのか・失注したのかを分析でき、受注をしやすいトーク解り、より成果をあげやすくなる可能性があります。
また、いままで他のメンバーの提案を聞けなかったのが、録画ができる事により、新人育成にも役立ちいつでもどこでもアドバイスが提供できるようになるのです。
次は、オンラインのデメリットについてです。
1.距離感や温度感が掴めない
特に新規のお客様の場合、オンラインの商談の場では画質が粗かったりタイムラグが発生することもあり、相手の顔や表情は解りづらく、自分が話している内容を理解や納得をしてもらえているのか、といった雰囲気をつかむことが難しいです。
2.対面の半分しか集中力が続かない
オンライン商談の場合知っておかなければいけないことは、リアルの対面営業とオンライン商談では時間感覚の差があるということと、約30分くらいしか集中力が持たないという認識です。
受け手側にとって、よほど魅力的な話でもない限り途中で飽きてしまい話の大半を忘れてしまうため、画面越しに話を聞くのはかなりの忍耐力が必要となりますので、予め話の内容を精査しチャットなどを活用してオンラインならではのツボを押さえておく必要があります。
3.リテラシーが低いお客様がいるということ
リテラシーが低い方はオンライン商談をするまでにも時間がかかりますし、覚えるのが面倒とか、使い方がわからないからとか、訪問に来ないなら提案は受けません、などと言われてしまうこともおこります。
そんなお客様に合わせる為には、ちょっと手間は掛かりますが、カンタンにできる事を伝えたり、専門用語を使わずにイラストを多めにした資料を作成したり、楽しさを挟めると聞いてもらいやすくなるかもしれませんので、お試しください。
3.オンラインでの名刺交換の際の注意点
これまでの対面営業の場合、名刺交換は打合せ前に名刺交換をすると言いうのが当たり前でした、しかし、オンラインの打ち合わせでは名刺交換の機会を得られません。
そこで、オンラインでの商談を円滑に進めるためには、バーチャル背景に名刺画像を設定しておき、自己紹介を兼ねてQRコードを読み込んで頂く時間を設けたり、予めメールにてお知らせしておく方法がよいでしょう。
また、相手の方がQRコードが無い場合は、名前の漢字を聞くことで『アイスブレイク』として用いると、話が盛り上がりやすく最初の緊張感もほどけますので有効です。会話の糸口として、話のキャッチボールも続くようになりますので、返答に対する返しも考えておくと万全でしょう。
4. リモートワークでの名刺管理に必須のツールは？
名刺は、会社にとっても大切なビジネスツールの1つであり、業務上力になってくれそうな人脈を確保しやすくなり営業成績向上にもつながりますので、交換した名刺はきちんと整理して管理する必要があります。
名刺管理アプリは沢山ありますが、ここでは比較的利用される名刺管理におすすめのアプリを5つ紹介します。機能や月額料金・セキュリティ対策に気を付け自社の方針に合ったｱﾌﾟﾘをよく比較し、見極めていきましょう。
- Eight【個人ユーザーにおすすめ】
Eight → https://8card.net/
2.Sansan【法人におすすめ】
sansan → https://jp.sansan.com/
3.Wantedly People【スマホのアドレス帳登録する人におすすめ】
Wantedly People → https://people.wantedly.com
4.myBridge【LINEユーザーにおすすめ】
myBridge → https://jp.mybridge.com/home
5.CAMCARD【グローバルな環境で働く人におすすめ（16カ国語対応）】
CAMCARD → https://www.camcard.jp/lite/
5. バーチャル背景に名刺情報をのせる方法
名刺管理ツールを使っている人であれば、そのツールによってはzoomのバーチャル背景をQRコード付きで作成できるサービスもありますので見てみましょう。また、自分で背景作るの面倒だし。。。って人は、これを機に名刺管理ツールを作ってしまうのもありです。
ちょっとこだわりたい！という方には、無料で簡単に作成支援しているサイトもあるので試してみてください。
Zooome → https://zoom.social-business-card.com/
自分で作りたい人で、illustratorやPhotoshopが使える人は自分で作成してみましょう。(推奨サイズは、1280×720ピクセル/1920×1080ピクセル ※いずれもカメラが16:9に設定）
自分の持っている写真素材等を当てはめるだけなら『canva』がお勧めです。(デザイン内にzoomのバーチャル背景というのがあります）
Canva → https://www.canva.com/
QRコードはどうしたらいいか解らないという方は、前回のblogで作り方をお知らせしていますので、こちらをご覧ください。
『新しい 会社紹介！QRコード付名刺｜簡単に作成できる方法や活用方法を伝授！』 https://blog.smart-share.com/2021/09/16/post-82/
6．まとめ
オンラインでの名刺交換は、従来の名刺交換と同様にマナーが求められ、オンラインの場でもスマートに名刺を交換できるように準備するには、相手に配慮することも大切です。
名刺交換をしないと名前は解っても誰がどのような役職についているのか解りづらく、誰を主なターゲットにして話せばよいかを判断ができませんし、商談をおこなうのに手間取ってしまう事にもなりかねません。
また、商談が決まれば何度も顔を合わせる可能性が高いので、相手の情報をしっかり把握しておくために名刺交換が必要不可欠です。働き方が多様化した現代で、名刺交換そのものがなくなることはないと考えられるでしょう。
名刺交換はビジネスシーンにおいて大きな役割を持っていますので、今のうちにオンラインに名刺交換がスムーズに始められるように準備してみてはいかがでしょうか。